Duże zasoby wszelkiego typu dokumentacji są nieodzownym elementem działalności każdej organizacji. Wymaga to odpowiedniego uporządkowania oraz archiwizacji niezbędnych akt. Jak natomiast należy przechowywać dokumenty przeznaczone do zniszczenia? O tym przeczytacie w poniższym artykule.
Bezpieczeństwo dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia
Funkcjonowanie firmy wiąże się z koniecznością prowadzenia dokumentacji związanej z niemal każdym aspektem jej działalności. Wszelkiego typu dokumenty (kadrowe, księgowe, administracyjne) wymagają odpowiedniego uporządkowania, tak by zapewnić stały i wygodny dostęp do potrzebnych akt. Dodatkowo w przypadku dokumentacji księgowej wymaga ona odpowiedniej archiwizacji przez wskazany ustawowo okres.
Wraz z upływem czasu firma generuje dokumentację, która zostaje przeznaczona do zniszczenia. Dotyczy to głównie dokumentacji przedawnionej. Warto zauważyć, że w ramach działań firmy, generowana jest również dokumentacja w postaci niepełnowartościowych lub nadliczbowych kopii, niepełnych lub uszkodzonych wydruków. W jaki sposób następuje niszczenie dokumentów w tym przypadku? Najczęściej są one przechowywane, a następnie niszczone za pomocą biurowych niszczarek.
Jak przechowywać dokumenty do zniszczenia?
Przechowywanie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia wymaga odpowiednio zagospodarowanej przestrzeni w firmie, tak by zachować bezpieczeństwo zawartych w nich danych lub niszczenia jej na bieżąco. Nie wszystkie przedsiębiorstwa mają jednak taką możliwość. Należy pamiętać o tym, że aktualnie obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z rozporządzenia RODO, ściśle regulują kwestie bezpieczeństwa danych. Nieprzestrzeganie wdrożonych przepisów może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę wysokich kar pieniężnych. Jak zatem przechowywać dokumentację do zniszczenia?
Przechowywanie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia
Przechowywanie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia wymaga zachowania pewnych środków ostrożności. Należy pamiętać, że dokumentacja nie może być przechowywana w zasięgu osób trzecich, które nie są upoważnione do przetwarzania zawartych w nich danych, a więc w zasięgu przykładowo klientów odwiedzających biuro firmy.
Chcąc zachować szczególne środki ostrożności warto zapoznać się z ofertą firm działających w zakresie profesjonalnego niszczenia dokumentacji. W ramach świadczonych usług wiele firm udostępnia specjalne pojemniki przeznaczone do przechowywania dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia.
Bezpieczeństwo dokumentów do zniszczenia – skorzystaj ze specjalnych pojemników z systemem zabezpieczeń
Firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów, swoim klientom oferują usługę obejmującą dostarczenie oraz ustawienie we wskazanym miejscu w siedzibie firmy specjalnego pojemnika, wyposażonego w system zabezpieczeń, w postaci plomby bądź zamka.
Wszelkie niepotrzebne dokumenty przechowywane są w pojemniku, który zgodnie z ustalonym harmonogramem, wymieniany jest na nowy. Pojemnik stanowi gwarancję bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. Po umieszczeniu ich w pojemniku nie mamy już dostępu do jego zawartości. Odzyskanie dokumentacji możliwe jest jedynie komisyjnie w obecności osób upoważnionych, którym udostępniono dane. Specjalny, bezpieczny pojemnik pozwala na odzyskanie utraconych dokumentów, co nie jest możliwe w przypadku stosowania niszczarek biurowych.
Wymieniany pojemnik trafia z kolei do specjalistycznej niszczarki, gdzie z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa, wszelkie zgromadzone w nim dokumenty poddawane są niszczeniu. Proces niszczenia dokumentów potwierdzony zostaje stosownym certyfikatem będącym poświadczeniem poufności wykonanych czynności. Dodatkowo istnieje możliwość przekazania klientowi nagrania video z procesu, jako gwarancji zniszczenia powierzonej dokumentacji z zachowaniem najwyższej jakości i bezpieczeństwa świadczonych usług.
