Aktualnie obowiązujące przepisy zawierają wiele zasad i wymogów związanych z prawidłowym niszczeniem dokumentów oraz wszelkich nośników danych, takich jak płyty CD/DVD, pendrive’y, a nawet dyski twarde. Firmy muszą o nich pamiętać, inaczej narażają się na konsekwencje prawne i kary finansowe. Z tego właśnie powodu warto pokusić się o współpracę ze specjalistami, czyli podmiotami zajmującymi się profesjonalnym niszczeniem dokumentów i skorzystać z ich oferty na mobilne niszczenie dokumentów.
Powodów korzystania z tego typu usług jest kilka. Chodzi nie tylko o wygodę, ale również o pewność zgodności z przepisami i fachową obsługę. Należy więc zastanowić się, jak dokładnie przebiega niszczenie dokumentów w wykonaniu takich właśnie firm. Dokładny opis całego procesu pozwoli Ci lepiej zrozumieć, że korzystanie z takiego wsparcie może okazać się naprawdę opłacalne.
Profesjonalne niszczenie dokumentów – pierwszy kontakt i złożenie zamówienia
Na samym początku firma zainteresowana usługami utylizacji dokumentów musi zgłosić się do specjalistów – telefonicznie, mailowo lub osobiście. W trakcie pierwszej rozmowy ustalane są wszystkie warunki współpracy, zamawiający ma też okazję do tego, by przedstawić swoje wymagania.
Co jednak najważniejsze, wskazywany jest rodzaj oraz ilość niszczonych dokumentów. Dochodzi także do ustalenia dogodnego terminu realizacji zleconych zadań. Klient może ponadto liczyć na objaśnienie całej procedury.
Odbiór i transport dokumentów przeznaczonych do niszczenia – jak to się odbywa?
Gdy wszelkie szczegóły zostaną przedyskutowane, w umówionym terminie firma przyjedzie odebrać dokumenty. W tym celu wykorzystywane są odpowiednie pojazdy o pojemności dopasowanej do wielkości załadunku.
Co ważne, dokumenty, które mają być zniszczone, umieszczane są w specjalnych kontenerach, które następnie są plombowane. Dzięki temu klient ma pewność, że nie zostaną one naruszone, ani użyte w żaden sposób.
Całość trafia do niszczarni. W przypadku usług świadczonych przez cenionych specjalistów zyskujesz gwarancję, że budynek ten jest właściwie monitorowany i chroniony.
Jak przebiega proces niszczenia dokumentów?
Po zrealizowanym transporcie w końcu dochodzi do najważniejszej czynności, a więc niszczenia dokumentów. W tym celu wykorzystywane są wysokiej jakości niszczarki, które wyróżniają się klasą niszczenia dostosowaną do specyfiki dokumentów. Mowa tutaj także o sprzętach przeznaczonych do niszczenia danych poufnych, zgodnie z RODO. Dzięki temu właśnie zamawiający ma pewność, że wszystko odbędzie się w sposób wskazany przez obowiązujące przepisy.
Dokumenty zostają przerobione w ścinki, które następnie są prasowane i przewożone do firm recyklingowych. Ma to oczywiście pozytywny wpływ na ekologię.
Warto nadmienić, że cenione firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów kładą ogromny nacisk nie tylko na sprawność realizacji zleconych usług, ale również na pełną transparentność i bezpieczeństwo. Z tego powodu cały proces utylizacji dokumentów jest przez nie dokumentowany. Zamawiający otrzymuje między innymi kopię nagrania pokazującego przebieg zrealizowanych działań, a także odpowiedni certyfikat niszczenia.
Co więcej, klient może zażyczyć sobie, aby w omawianym procesie brał udział jego przedstawiciel, który będzie czuwał nad przeprowadzeniem utylizacji. Wszystko po to, aby nie pojawiły się żadne wątpliwości związane z poprawnością wykonania zamówionych usług.
Biorąc pod uwagę powyższy opis, jak również istotne kwestie prawne, należy podkreślić, że wybór właściwej firmy utylizującej dokumenty ma ogromne znaczenie. Lepiej nie wybierać niczego „w ciemno”, ponieważ w ten sposób możesz postawić na podmiot, który okaże się mało profesjonalny.
Żeby więc zyskać gwarancję, że całość zostanie zrealizowana odpowiednio, dokładnie zweryfikuj partnerów – sprawdź, jak pracują, a także zapoznaj się z opiniami innych klientów, które mogą potwierdzić (lub wręcz przeciwnie), że z danym podmiotem warto podpisać umowę.
źródło: ESSI niszczenie dokumentów
